1. OBJET DU REGLEMENT INTERIEUR
Ce règlement intérieur a pour objet de définir et de préciser les modalités d’application des statuts et les règles de fonctionnement de l’association RéuniSEL.
Ce présent règlement peut être modifié par un Conseil d’Administration, ou en Assemblée Générale, à la demande d’au moins 1/4 des membres présents.
2. ADMINISTRATION
L’association RéuniSEL est organisée autour d’un bureau et d’un Conseil d’Administration de 12 membres au maximum.
Différentes fonctions sont aussi prévues pour la faire vivre : groupe de réflexion, chargés d’animation et d’accueil notamment.
2.1. Le Bureau
Le bureau est l’organe exécutif de l’association. Il est élu par le C.A. qui choisit ses membres en son sein, aux conditions du §2.2.3. Il se compose du Président, du Vice Président, du Secrétaire général et du Trésorier principal.
Le Président représente, dirige et coordonne l’association. Il est assisté par le Vice-Président qui le remplace en cas d’absence. Il préside le Conseil d’administration et se charge avec lui de faire appliquer les décisions prises par celui-ci ou par l’Assemblée Générale.
Le Secrétaire général, reçoit les adhésions, répond au courrier associatif et coordonne les différents supports d’information et de communication : gazette, forum, petites annonces. Il assure la comptabilité des comptes en GS.
Le Trésorier principal reçoit les cotisations transmises par le Secrétaire général ou les trésoriers de zone.
Les 4 membres du bureau suivent le fonctionnement éthique du site internet et interviennent en cas de dérapage (articles, forum, petites annonces..)
2.2. Le Conseil d’Administration
2.2.1. Composition : Le C.A. est l’organe décisionnel de l’association en dehors de l’Assemblée Générale annuelle. Il est composé du bureau (Président, Vice président, Trésorier général, Secrétaire général), du responsable du site internet, des 4 responsables de zone et de 3 membres volontaires du groupe de réflexion ou de candidatures libres. Son effectif maximum est de 12 membres. Il est présidé par le Président de l’association.
– Le Responsable du site internet assure le bon fonctionnement du site et transmet le code d’accès aux nouveaux membres
– Les Responsables de zone (Nord/Sud/Est/Ouest) coordonnent et animent leur zone géographique. Ils sont notamment chargés d’organiser et d’animer les journées conviviales trimestrielles (dont 2 positionnées en extérieur et ouvertes à tous) – aidés par leur adjoint et les chargés d’animation – et de dynamiser chargés d’accueil, secrétaire et trésorier de zone.
2.2.2. Rôle : Le C.A. définit les orientations générales de l’association, et prend toutes les décisions importantes relatives au bon fonctionnement de celle-ci.
Il établit le présent règlement intérieur et peut le modifier à tout moment sur proposition d’un ou plusieurs de ses membres, sous condition d’un vote à la majorité simple des membres présents. En cas d’égalité, la voix du Président vaut double.
Le C.A. se réunit, si nécessaire, à la demande du Président ou de l’un de ses membres, en moyenne une fois par trimestre, consécutivement dans chacune des 4 zones. Le quorum nécessaire à toute prise de décision est d’au moins la moitié de ses membres +1.
2.2.3. Elections : Le C.A. est élu par l’Assemblée générale annuelle pour une durée de 3 ans renouvelable. Tous les membres du C.A. doivent confirmer leur candidature auprès du Président au moins 1 mois avant l’A.G. pour qu’un appel à candidatures puisse être formulé en cas de défaillance. La liste de ses membres est validée à main levée, sur proposition du Président, lors de l’Assemblée Générale annuelle. En cas de plusieurs candidatures à un même poste, un vote à bulletin secret, préalablement effectué au sein du C.A, départagera les candidats. Une fois élus, les membres du C.A procéderont à main levée – ou si 2 membres le demandent, à bulletin secret – au choix des membres du bureau.
2.3. Assemblée Générale
L’assemblée Générale se réunit une fois par an. Les membres en recevront convocation un mois avant par courrier électronique. Ceux qui ne sont pas dotés de courriel, recevront leur convocation par voie postale.
Son rôle est d’une part de valider les orientations et décisions du bureau et du C.A. ainsi que les bilans moral, financier et d’activité de l’exercice écoulé, d’autre part de procéder à l’élection ou au renouvellement du C.A.
Le quorum nécessaire est de 1/10e des membres présents ou représentés, les membres absents pouvant être représentés par procuration. Chaque membre présent ne peut être détenteur que de deux procurations.
Toute décision de l’Assemblée Générale est validée par un vote à la majorité simple des membres présents et représentés. Ce vote se fera à main levée ou à bulletin secret si au moins ¼ des personnes le demandent. En cas d’égalité, dans les votes la voix du Président est prépondérante.
2.4. Autres fonctions d’administration
Groupe de réflexion : Les membres du groupe de réflexion seront sollicités au plan organisationnel sous forme de débats participatifs- afin d’apporter leur concours et leurs avis aux membres du C.A pour un bon fonctionnement de l’association.
Chargés d’accueil : chargés de rencontrer les nouveaux sympathisants sur leur ville ou lors des rencontres trimestrielles et de leur expliquer le système du SEL, de les informer sur RéuniSEL et de les aider à déterminer leurs offres/demandes et leur contribution à l’association.
Responsable de zone adjoint : épaule et remplace, le cas échéant, son responsable de zone dans toutes ses attributions.
Secrétaire de zone : fait un compte rendu des réunions et sorties de la zone pour le site, tient une liste informatique des membres de sa zone et en assure la correspondance, actualise les offres/demandes de la gazette, pour sa zone, tous les un ou deux mois.
Trésorier(e) de zone : recueille les coordonnées administratives des nouveaux membres (à l’attention du secrétaire général) et leurs cotisations (à l’attention du trésorier général), lors des journées conviviales. Il remplacera les espèces reçues par un chèque global à l’ordre de RéuniSEL, à destination du trésorier général.
Ces 4 dernières fonctions pourront être remerciées en GS (puits sans fond) dans la mesure de leur participation effective aux journées conviviales, sur proposition du Responsable de zone.
2.5. Cotisation, Exercice financier et assurance
La cotisation prévue est de 10 €/membre ou de 15 €/famille sous réserve de modification ultérieure proposée par le C.A et entérinée par l’Assemblée générale suivante.
Même si l’association a contracté une assurance couvrant ses regroupements, il n’en demeure pas moins que compte tenu de la modicité de la cotisation, chaque membre est invité à souscrire, s’il n’en dispose pas encore, sa propre assurance responsabilité civile en particulier pour ses échanges de services et de savoirs.
L’exercice va du 1er janvier au 31 décembre de l’année civile.
La cotisation est calculée au prorata temporis par semestre : un membre adhérent après le 1er juillet paiera 5€ (8€ pour les couple/famille) jusqu’au 31 décembre.
A partir du 1er novembre, la cotisation d’un nouveau membre sera valable pour l’exercice suivant.
3. DIFFUSION DE L’INFORMATION
3.1. L’information interne se fait via un site Internet www.reunisel.com et une gazette d’offres/demandes d’objets, services et savoirs accessible sur un espace du site réservé aux membres. Le site comporte de nombreux articles, sur l’activité de l’association ou d’intérêt général, mais aussi un forum (modéré par les membres du C.A) comportant une partie publique ouverte aux visiteurs, et une partie privée réservée aux membres et proposant des rubriques « loisirs partagés » et « petites annonces ».
3.2. Une « Newsletter » appelée « le Petit journal » vient compléter la panoplie : annonces des regroupements, compte-rendu succinct des journées conviviales, aperçu des petites annonces, coordonnées des responsables à contacter, etc… Celle-ci sera non seulement envoyée aux membres dotés d’internet, mais aussi à tous les sympathisants et curieux inscrits sur le site.
3.3. L’information externe pourra aussi se tenir à travers les médias par les membres du bureau/responsables de zone et autour de stands lors de différentes manifestations au sein de chaque zone.
3.4. Mise à disposition de la gazette aux non-détenteurs d’internet : les personnes s’étant proposées pour la mise à disposition de la gazette aux non détenteurs d’internet se voient dotées de la mission de photocopier par leurs soins, les pages d’offres et demandes de la gazette concernant leur zone pour ces derniers. Ils le feront à la demande avec une périodicité minimum de 2 mois entre chaque gazette et bénéficieront d’une compensation de 30 GS à chaque fois (puits sans fond) après signalement au Secrétaire général.
4. ANIMATION
4.1. Journées conviviales
Afin de permettre à nos membres de mieux se connaître, l’association décide de confier à la charge du « Responsable de zone » et des « Chargés d’animation » l’organisation et l’animation de journées conviviales à raison d’une par trimestre au sein de chaque zone. Celles-ci bénéficieront d’une certaine liberté d’organisation avec entre autres : randonnées, baignades, ateliers (en GS) etc… Les responsables de zone s’attacheront à ce qu’une fois sur 2 , elle se passe en extérieur-sous kiosques- pour que l’accès y soit ouvert non seulement aux membres mais aussi aux sympathisants et membres potentiels intéressés par le SEL.
Les « chargés d’accueil » y accueilleront et informeront les nouveaux membres. Ils seront remerciés par 60 GS/trimestre dès lors qu’ils seront effectivement présents lors des journées conviviales sur proposition de leur responsable de zone.
Les secrétaire et trésorier de zone y auront aussi leur rôle pour enregistrer les coordonnées des nouveaux adhérents et recueillir leurs cotisations (à transmettre au secrétaire général et au trésorier général, comme défini au §2.4). Ils seront aussi remerciés en GS dans les mêmes conditions que les chargés d’accueil.
Un tour de table y sera de rigueur pour que chacun puisse rappeler ce qu’il offre et demande, ce qui permettra d’amorcer les échanges de services et savoirs..
Les membres des autres zones y seront les bienvenus ainsi que les nouveaux adhérents potentiels, dans la limite de la capacité d’accueil du lieu.
4.2. L’Equipe d’Animation
Constituée des « Chargés d’Animation » de la zone, elle accompagne le Responsable de Zone dans l’organisation et l’animation des journées conviviales.
4.3. Evaluation des échanges
L’évaluation des échanges d’objets, services et savoirs sera estimée en « grains de sel », à la libre appréciation (pour les objets) des 2 parties, et en valeur temps (60 minutes = 60GS) pour les services et savoirs quels qu’ils soient.
Cependant, certains échanges s’apparentant à une permanence (ex : garde d’enfant de nuit ) ou à un accueil (prêt d’une chambre pour une nuit) peuvent faire l’objet d’une proposition forfaitaire plus modeste.
Tout ce qui s’apparente à un don exempt de GS, sera considéré comme du loisir partagé », encouragé par l’association (ex: jeux divers, randos, jogging etc…).
Un don est par définition exempt de GS. Par contre, dès qu’il y a apprentissage et transmission de savoir (cuisine, randos commentées etc ) il y a remerciement en G.S.
Si un service entraîne des frais pour l’offreur, (par ex frais de déplacement, ou achats divers) celui-ci peut demander une participation en euros aux bénéficiaires pour couvrir ces frais.)
4.4. Limites des échanges
Aux termes de la Loi, l’activité de l’association ne doit pas être assimilée à de la concurrence déloyale, à du travail déguisé ou non déclaré.
Le terme de « concurrence déloyale » s’applique à un professionnel et non à un simple bricoleur qui rend service à quelqu’un ou à un ami. Il y aurait « concurrence déloyale » si l’association proposait au public – et non à ses adhérents – des biens et services à des prix qui pourraient concurrencer ceux du marché.
Il y aurait « travail déguisé » ou « non déclaré » si un chef d’entreprise ou un artisan utilisait son outil de travail ou ses employés pour réaliser un travail pour lequel il serait rémunéré en nature. Dans ce cas, celui-ci serait tenu de le déclarer dans sa comptabilité en utilisant pour l’évaluer l’équivalence 1€/4 GS.
Par contre le troc de services – hors G.S – reste possible comme il pourrait l’être entre amis : (Ex : tu travailles chez moi et je t’offre 2 week-ends d’hébergement ou quelques produits de la ferme…). Ces échanges restent de l’entière responsabilité des partenaires et n’engagent en aucune façon l’association.
5. UTILISATION D’UN « PUITS SANS FOND »
Afin d’encourager un maximum de membres à participer aux destinées de l’association, le C.A a mis en place l’utilisation d’un « puits sans fond » lui permettant de remercier les plus actifs de nos membres.
Membres du bureau et du C.A :
- Membres du bureau : 120 GS/trimestre
- Membres du C.A : 60 GS/trimestre
- Responsables de Zone : 120 GS/trimestre
- Animation/Suivi du blog : 120 GS/trimestre
- Gestion adhésions/gazette/soldes : 120 GS/trimestre
Autres fonctions et actions :
- Accueillant (chez lui) lors des journées conviviales : 120 GS/journée
- Accueillant (chez lui) le C.A : 30 GS/séance
- Secrétaire de zone et trésorier de zone : 60 GS/trim (si présent aux journées conviviales)
- Blocage d’un kiosque (lors d’une journée conviviale) : 60 GS (limité à 2 membres)
- Impression et distribution de la gazette aux non détenteurs d’internet (sur demande) : 30 GS après information à la secrétaire (comprend l’impression)
- Animation du forum et actualisation des petites annonces (au-delà d’1 mois après avis du membre qui a publié) : 60 GS/trimestre
- Publication de la newsletter tous les 2 mois : 60 GS par parution
- Tenue d’un stand Réunisel lors d’une manifestation publique : 60 GS la 1/2 journée
- Prêt de matériel ou coup de main lors d’un regroupement : 30 GS sur proposition de la responsable de zone ou de l’hôte(sse)
- Chargés d’accueil dans la mesure où ils s’impliquent effectivement lors des journées conviviales, dans l’accueil des nouveaux membres, pour aider la responsable de zone et alléger sa tâche : 60 GS/trimestre accordés sur recommandation de la responsable de zone.
Validé par l’Assemblée Générale du 20 octobre 2012
Dommage que je décroche bientôt !
J’aurais fait un « copié-collé sur le Nord.
C’est un sillon fertile à ensemencer joyeusement.
JMi
Bonjour Danielle et super idée pour ces rencontres mensuelles.
De mon côté, j’ai noté le samedi 23 Août (week-end de repos)
Je proposerai dans ce cas un atelier floral mais je confirmerai avant, si mon planning travail ne change pas !
A bientôt pour les retrouvailles et ces journées de convivialités sudistes
Cordialement
Régine
chouette idée
Bonjour Danielle j’ai noté les dates et je m’organise suzette